Ieder lid kan zich ter vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid, evenwel met dien verstande dat een gemachtigde als zodanig voor maximaal drie volmachtgevers kan optreden. De gemachtigde dient hiertoe de ondertekende volmachten op de vergadering bij het betreffende besluit aan de secretaris ter beschikking te stellen. Een volmacht kan tevens door de volmachtgever per mail aan het secretariaat van de NVO toegezonden worden, doch niet later dan 24 uur voor aanvang van de vergadering. Het lid dat gevolmachtigd wordt dient op de vergadering aanwezig te zijn.
Latere bevestigingen van de volmacht zijn niet rechtsgeldig.